Hyvä tietää ennen kokousmatkaa – säännöt ja vinkkejä

Mikä tekee kokousmatkasta kokousmatkan?

Vastaus on hyvin yksinkertainen, kokousmatkassa on kyse kokouksista ja matkalla on suora yhteys yrityksen toimintaan. Tietenkään kokousmatkan ei tarvitse rajoittua ainoastaan kokoustilojen seinien sisälle. Luonnollisesti ryhmähenkeä kohottavat ja ilmapiiriä nostattavat aktiviteetit ovat tärkeä osa kokousmatkaa. Tärkeä seikka on aikataulutus kokousten, sekä niiden välisen ajan ja aktiviteettien väilllä.

On tärkeää olla tietoinen säännöistä jotka koskevat kokousmatkan sisältöä, jotta matka on vähennyskelpoinen yritykselle. Tästä syystä olemme koonneet muutamia vinkkejä, joita on hyvä miettiä jo kokousmatkan suunnitteluvaiheessa. 

Pidäthän mielessä että kokousmatka on suunniteltu luonnollisena osana päivittäistä yritystoimintaa. Ohjelma voi sisältää luentoja, ryhmätyöskentelyä, tutkimuksia, teambuildingiä, suunnittelua, koulutusta jne. Päivittäinen työskentely vaatii ympäristön, joka edesauttaa ja parantaa luovuutta, yhteenkuuluvuuden tunnetta sekä innovatiivista ja rakentavaa kehitystä. 

Jos kokousmatka sisältää seuraavat asiat, se lasketaan usein verottomaksi eduksi:

  • 6 tuntia päivässä tai 30 tuntia viikossa koostuu dokumentoidusta tehokkaasta kokousajasta
  • Kokouksessa esillä olleilla asioilla on suora yhteys yhtiön toimintaan ja tulokset ovat tärkeitä kehityksen kannalta
  • Viihde ja virkistysaika on rajallista

Muista myös:

  • Ohjelma ja ruokailut ovat yhteisiä
  • Kokousmatkan ohjelma on dokumentoitu ja yksityiskohtainen. Jokaiselle päivälle on oma ohjelmansa; mitä luentoja, ryhmätehtäviä, tutkimuksia ja muuta on suunniteltu
  • Jaa ohjelma, osallistujalistat ja dokumentit
  • Puolisoiden tai lasten osallistuminen kokousmatkaan pidetään erillään ja verotetaan normaalisti
  • Kirjanpidollisesti kokousmatka käsitellään henkilöstökuluissa ja kirjataan esimerkiksi koulutuksen alle
  • Valitse kokousmatkan ohjelma linjassa organisaation tavoitteiden ja arvojen mukaan
  • Vältä matkaa viikonloppuina, suosittuihin turistikohteisiin tai todella syrjäisiin paikkoihin, koska silloin on riski ettet saa hyötyä verotuksessa. Ratkaisevaa on kuitenkin kokouksien suhde huvi- ja rentoutumisaikaan

Käytännön vinkkejä, kun varaat kokousmatkan Alpeille: 

  • Muista ruokailut lento- ja lentokenttäkuljetuksilla. Pirteä ja iloinen ryhmä on tehokas ryhmä
  • Valitse aktiviteetteihin muutama vaihtoehto, jotta kaikille on tarjolla jotakin mieleistä
  • Varaa ennakkoon kaikki järjestelyt: ruokailuajat, hissiliput ja sisäänpääsymaksut tehostaaksesi ja helpottaaksesi toimintaa paikan päällä
  • Suksirahti on usein kallis suoraan lentoyhtiöltä. Varaa ennemmin suksivuokra ja pääset kokeilemaan parhaita ja uusimpia varusteita paikan päällä
  • Sovita kokoustilat ryhmän koon mukaan, tutustu hyvin ennakkoon teknisiin laitteisiin
  • Ennakkovaraa hauskat ja mieleenpainuvat aktiviteetit, jotka kohottavat ryhmähenkeä
  • Käy ohjelma tarkkaan läpi STS Alppimatkojen yhteyshenkilösi kanssa, jotta kaikki aikataulut ja ohjelma sopivat yhteen

Anna meidän auttaa suunnittelemaan juuri teille sopiva matka!

Jätä tarjouspyyntö