Hyvä tietää ennen kokousmatkaa – säännöt ja vinkkejä

Mikä saa kokousmatkasta kokousmatkan?

Vastaus on hyvin yksinkertainen, kokousmatkassa on kyse kokouksista ja sillä on suora yhteys yrityksen toimintaan. Tientenkään kokousmatka ei tule olla ainoastaan kokoustilojen seinien sisällä. Luonnollisesti ryhmähenkeä nostavat ja ilmapiiriä kohottavat aktiviteetit ovat tärkeä osa matkaa. Tärkeä seikka on aikataulutus kokouksien, kokouksien välisen ajan ja aktiviteettien väilllä.

On tärkeää olla tietoinen säännöistä jotka koskevat kokousmatkan sisältöä, jotta matka on vähennyskelpoinen yritykselle. Siksi olemme koonneet muutamia vinkkejä, joita on hyvä miettiä jo kokousmatkan suunnitteluvaiheessa. 

Pidä mielessä että kokousmatka on suunniteltu luonnollisena osana päivittäistä yritystoimintaa. Ohjelma voi sisältää luentoja, ryhmätyöskentelyä, tutkimuksia, teambuildingiä, suunnittelua, koulutusta jne. Päivittäinen työskentely vaatii huoneeseen miljöön joka parantaa luovuutta, yhteenkuuluvuuden tunnetta ja innovatiivista ja rakentavaa kehitystä. 

Jos kokousmatka sisältää seuraavat asiat, se lasketaan usein verottomaksi eduksi:

  • 6 tuntia päivässä tai 30 tuntia viikossa koostuu dokumentoidusta tehokkaasta kokousajasta
  • Kokouksessa esillä olleilla asioilla on suora yhteys yhtiön toimintaan ja tulokset ovat tärkeitä kehityksen kannalta
  • Viihde ja virkistysaika on rajallista

Muista myös:

  • Ohjelma ja ruokailut ovat yhteisiä
  • Kokousmatkan ohjelma on dokumentoitu ja yksityiskohtainen, jokaiselle päivälle on oma ohjelmansa, mitä luentoja, ryhmätehtäviä, tutkimuksia ja muuta on suunniteltu
  • Jaa ohjelma, osallistujalistat ja dokumentit
  • Puolisoiden tai lasten osallistuminen kokousmatkaan on erikseen ja verotetaan normaalisti
  • Kirjanpidollisesti kokousmatka käsitellään henkilöstökuluissa ja kirjataan esimerkiksi koulutukseen
  • Valitse kokousmatkan ohjelma linjassa organisaation tavoitteiden ja arvojen mukaan
  • Vältä matkaa viikonloppuina, suosittuihin turistikohteisiin tai todella syrjäiseen paikkaan, silloin on riskinä ettet saa hyötyä vertuksessa. Ratkaisevaa on kuitenkin kokouksien suhde huvi- ja rentoutumisaikaan

Käytännön vinkkejä kun varaat kokousmatkan Alpeille: 

  • Muista lento- ja kuljetusruuat. Pirteä ja iloinen ryhmä on tehokasryhmä
  • Valitse aktiviteetteihin pari vaihtoehtoa jossa kaikille jotakin
  • Varaa ennakkoon kaikki järjestelyt: ruoka-ajat, hissikortit ja sisäänpääsymaksut tehostaaksesi ja helpottaaksesi toimintaa paikan päällä
  • Suksirahti on usein kallis suoraan lentoyhtiöltä. Varaa ennemmin suksivuokra ja kokeile parhaat ja uusimmat varusteet paikan päällä
  • Sovita kokoustilat ryhmän koon mukaan, tutustu hyvin ennakkoon teknisiin laitteisiin
  • Ennakkovaraa hauskat ja mieleenpainuvat aktiviteetit jotka tekevät ryhmästä yhtenäisemmän
  • Käy ohjelma tarkkaan läpi yhteyshenkilösi kanssa, jotta kaikki aikataulut ja ohjelma sopivat

Anna meidän auttaa suunnittelemaan juuri teille sopiva matka!

Jätä tarjouspyyntö